- Transparantie
Registeren van het verzuim is niet genoeg; geef alle betrokkenen inzicht in het verzuim. Zorg dat het verzuim zichtbaar is op de verlofkaart, dan is precies duidelijk hoe vaak en wanneer iemand ziek is. Dit is een goede basis voor gesprekken en zorgt voor een zelfreinigend vermogen (welke medewerker zal zich voor de derde keer in 1 jaar op een maandag ziekmelden?).
- Eigen verzuimprotocol
Ontwikkel een eigen verzuimprotocol. Beschrijf hierin de stappen die doorlopen moeten worden van 0-104 weken ziek. Probeer dit zo gedetailleerd mogelijk te doen. Wat verwacht je van wie. Maak het inzichtelijk, zodat zelfs niet-deskundigen (bijvoorbeeld afdelingsmanagers) het protocol kunnen uitvoeren.
Het is belangrijk dat alle medewerkers het protocol kennen. Je kan het onderdeel van de arbeidsovereenkomst laten zijn.
- Actieve rol voor managers
Managers zijn de sleutel voor het reduceren van verzuim. Zij zitten dichtbij medewerkers. Met goede instructies kunnen zij een doorslaggevende bijdrage leveren. Zorg voor een goede combinatie tussen uitvoering (van managers) en advies (vanuit P&O).
- Stel doelen
Verzuimmanagement is niet vrijblijvend, dus stel doelen, maak ze zichtbaar en reken managers hier op af.
- Zorg voor een goede coaching van de managers (de rol voor HR !)
Het is belangrijk alle managers uit te leggen (en eventueel te laten oefenen) hoe zij gesprekken met zieke medewerkers dienen te voeren.
Geef de manager informatie hoe hij om kan gaan met frequent verzuimers, medewerkers die langdurig verzuimen, etcetra. Organiseer trainingen en deel kennis.
- Hard op de inhoud, zacht op de persoon
Wees sociaal, maar blijf zakelijk. Betrek de zieke actief bij de oplossing.
- Leg de afspraken nauwkeurig vast
Zet na iedere actie van uw protocol de afspraken in uw verzuimsysteem, zodat voor iedereen duidelijk is wat de status is en welke afspraken er zijn.
- Goede bedrijfsarts
Een bedrijfsarts is objectief, hij houdt rekening met de belangen van de werknemer en de werkgever. Bekijk de mogelijkheden voor een interne arbodienst. Een bedrijfsarts die meedenkt is goud waard!
- Zorg voor een goede werksfeer
In een organisatie met een goede werksfeer en een hoge betrokkenheid zijn medewerkers minder snel geneigd zich ziek te melden.
- Zorg voor goede ondersteunende software
Verzuimmanagement moet een integraal onderdeel zijn van de personeelsadministratie (geen los pakket). De software moet het protocol actief ondersteunen met goede instructie aan managers en datum signalering, zodat de HR-afdeling de regie functie krijgt.
|
|
|